３月１日，档案馆通过学校网站、OA系统和本馆网页发出了《关于做好新冠肺炎疫情防控档案征集工作的通知》，自即日起面向全校征集疫情防控工作相关档案资料，做到应收尽收、应归尽归。

《通知》指出，新型冠状病毒感染的肺炎疫情（以下简称新冠肺炎疫情或疫情）发生以来，我校认真贯彻落实党中央、省委和上级部门关于做好疫情防控工作的重要指示精神，对学校开展疫情防控工作做出了周密的安排部署。全校师生响应校党委和校行政的号召，迅速行动，全力投入疫情防控工作。为真实记录学校防控疫情的历史过程，确保疫情防控工作珍贵记忆得以永存，并为以后工作和研究提供借鉴，根据中共河南省委办公厅印发的《河南省重大活动档案管理办法》和我校《重大活动档案管理实施细则》，档案馆拟建立“2020新冠肺炎疫情防控工作专题档案”。

《通知》明确了“征集范围”，凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和利用价值的各类载体的记录（包括纸质文字材料、图片、声像、电子文件和实物等），都应当纳入收集归档范围。具体包括15大类。

《通知》还提出了5项工作要求。要求各单位明确责任分工，指定专人负责本单位疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作。要强化档案意识，从源头上加强档案收集工作，努力做到应收尽收、应归尽归，确保疫情防控档案材料完整、规范，待疫情防控工作（或阶段性工作）结束后一个月内，完成移交归档工作。

为了加强对各单位疫情防控档案收集工作的指导，档案馆指定了2名工作人员具体负责该项工作，并公布了联系电话和专用邮箱，利用线上线下、远程实地相结合的方式，把新冠疫情防控专题档案收集归档工作抓实抓细抓好。根据疫情防控不同阶段工作重点和不同部门职责情况，采取不同方式，加强分类指导。在当前防疫的特殊时期，主要通过线上、远程方式指导全校尤其是疫情防控关键部门、关键人员，做好疫情防控专题档案的收集工作，确保应收尽收、及时齐全。待疫情结束后，再通过线下、现场方式指导相关单位做好疫情防控专题档案的移交归档工作。