河财政档〔2017〕2号

第一章 总 则

第一条 为加强学校档案管理工作，有效保护和利用实物档案资源，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《河南财经政法大学档案管理办法（试行）》，特制定本办法。

第二条 实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。本办法所称实物档案，是指学校及校内各单位和个人在教学、科研、管理等活动中形成的具有档案属性并对学校和社会有保存价值的物品。

第三条 实物档案取得的途径一般是本单位在公务活动中形成、获得、接受、捐赠、征集、受让、购买等。

第四条 档案馆对全校实物档案进行集中统一管理，并负责对全校各单位实物档案工作进行监督、指导、检查。实物产生、收受部门负责实物档案的鉴别、收集、归档和移交工作。

第五条 实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容，各单位要认真做好实物档案的归档工作，确保学校实物档案完整保存和按时归档。

各单位兼职档案员负责本单位实物档案的收集、整理、移交和管理工作。各单位分管档案工作的领导为本单位实物档案工作责任领导。

第六条 实物档案属学校财产，任何单位和个人均不得将应归档的物品截留、私存、损毁或转送他人，否则将追究有关人员和相关领导责任。

个人非职务行为产生的对学校有保存价值的实物实行自愿归档原则。

第二章 实物档案归档范围与分类

第七条 实物档案归档范围：

（一）学校及各单位从事教学、科研、管理和对外服务、外事、文体等各项活动获得的省（部）、厅级以上奖牌、奖杯、奖状、证书、奖章、奖旗、锦旗、荣誉册、光荣册等（不含校内获得的）。

（二）上级领导、社会名流给学校的题词、题字、手稿、信札（包括信函、明信片、贺卡）、批示、讲话稿、签名簿等。领导、名人、艺术家、校友捐赠给学校的字画。

（三）学校及各单位因机构变更、撤消或合并等原因已宣布失效的印章、钢印。

（四）学校各时期个人持有的证件（如工作证、出入证、聘书，录取通知书、学生证、借书证、毕业证、学位证、毕业分配派遣证等）以及票据、凭证等。

（五）学校和各单位成立以来各个时期使用过的名牌、匾额。

（六）学校购买或制作的具有历史价值、时代特征或代表意义的教材、教案、教具、仪器设备、工具、模型等。

（七）学校各时期设计制作的纪念品、礼品、纪念册（封）、徽标、光盘、纪念章（币）、明信片、书签等，以及学校和各单位组织或承办的各种重大活动中形成的纪念品、礼品、宣传品、具有保存价值的资料和用品（如：历任书记、校长、知名教授在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章等）。

（八）学校在国际、国内对外交往中获赠的有保存价值的礼品、纪念品，包括纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯、纪念旗、图书、画册、明信片等（含校友捐赠的纪念品、礼品）。

（九）学校公开或非公开发行的图书、画册、印刷品（如文件汇编、地图、招生简章等），教职工捐赠的个人著作或代表性著述。

（十）反映校园生活的有代表性的内部自办刊物、报纸等。

（十一）其它有保存价值的实物（如家具、办公设备、用品等）。

第八条 我校实物档案共分16大类，分别是：奖牌类、奖杯类、奖状类、锦旗类、印信类、字画类、手稿类、证件类、牌匾类、教具类、纪念品类、礼品类、图书类、著作类、刊物类和其他类（类别及编码详见附表）。

第三章 实物档案收集与移交

第九条 实物档案由形成单位负责收集。各单位应将实物档案收集齐全，完整无损。

第十条 实物形成单位应主动将实物移交给档案馆。如果实物体型较大或数量较多，亦可事先与档案馆联系，共同商定移交事宜。

第十一条 各单位应归档的实物，至少每学期归档一次，于每年的6月和12月集中向档案馆移交。个人持有或取得的物品可随时向档案馆移交。

由于特殊原因，应归档的实物确需在有关单位暂时保留或展示的，应先履行归档手续使其转换成档案，然后再办理借用手续。

第十二条 移交档案馆的实物应拍照存档。实物移交时，双方必须当面验收，并办理移交手续。所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

第十三条 学校和各单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。

第十四条 移交给档案馆的实物，由移交单位填写移交目录清单，须将实物来源、形成（获得、接收）时间、数量等信息记录完整。 移交清单一式两份，双方签字盖章各执一份存查。移交清单电子版和实物照片一并发给档案馆保存。

第四章 实物档案整理与归档

第十五条 档案馆应根据归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。

第十六条 归档实物的保管期限为永久保存。

第十七条 实物档案的整理与归档应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

第十八条 归档实物的整理单位为“件”，即以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架。

具有内在联系的成套物品（如明信片），以一个套组为一件。

第十九条 凡能装盒的实物（如证书、锦旗、信函、手稿等）均应装盒保管；不能装盒的实物，可单独存放。

每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。

第二十条 归档实物应按分类、年度和排列顺序逐件编列档号，并在不影响实物品相的合适位置粘贴标签，填写档号等信息。

第二十一条 根据学校《档案实体分类法》规定，实物档案一级类目代码为SW，即“ShiWu（实物）”的缩写。

根据“便于保管和利用”原则，二级类目按实物档案的载体形式进行设置。二级类目的编码形式为“SW+类目号”，类目号采用阿拉伯数字“双位制”。

第二十二条 实物档案编号（档号）模式为：

年度号+类目号（一级类目+二级类目）+流水序号

如2016年获得的第16块奖牌，其档号为：

2016— S W 11—016

流水序号

奖牌类代号（二级类目）

实物类代号（一级类目）

年度号

注：

 1. 年度号用实物形成或取得的自然年度；流水序号为该年度内二级类目归档实物的顺序号（尽量按月份先后）。

 2.实物档案类目代码以本办法附表为准。

第二十三条 每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录。

实物档案目录的编制：归档实物应按年度、分类和流水号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、参见号（指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号）、备注等项目。

实物档案目录应装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、年度、实物类别等项目。

实物档案目录及实物档案目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

第五章 实物档案保管与利用

第二十四条实物档案的保管：

（一）档案馆应设立实物档案专用库房，并指定专人负责管理。保存实物档案的库房要有必要的防护措施，其管理人员必须严格执行安全和保密制度。

经档案馆同意存放在各单位（含借用）的实物档案，各单位应在档案馆指导下设立专柜并由专人负责管理。

（二）档案馆要对实物档案进行科学管理，有序存放，确保安全。存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘。有特殊要求的实物档案要做好技术保护工作，避免实物档案受潮、干裂、褪色、虫蛀、锈蚀、损毁等。

第二十五条不符合本办法归档范围或同一种物品有复件的实物，各单位认为有必要保存的，可比照本办法进行管理。实物档案较少的单位（每年少于30件）可按年度登记造册并设专柜保管。

第二十六条 实物档案的利用：

（一）实物档案原则上只能在档案馆存放、借阅（用）或在校史馆展出，一般情况下不得移出档案馆。

（二）利用实物档案必须严格履行借阅（用）登记手续，并确保实物档案完好无损。对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案库房必须履行签字手续。

（三）因举办展览、迎接检查等活动确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续。经使用单位和档案馆负责人共同签字方可借出，但借出时间不得超过半年。

（四）使用结束后，应及时归还档案馆，不得在借入单位滞留。如果超过半年仍未使用结束，应办理续借手续。如果有关单位需长期使用，经档案馆批准可制作复制件，原件由档案馆永久保管。

（五）借阅（用）实物档案时，未经批准不得擅自拍照、复制。

（六）珍贵的或不易搬动的实物档案，档案馆可提供实物档案照片使用。

（七）借出使用过程中如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者，学校给予通报，并按《河南财经政法大学档案管理办法》有关规定进行处罚。

第六章 附 则

第二十七条 本办法由学校档案馆负责解释。

第二十八条 本办法自发文之日起施行。

附表：河南财经政法大学实物档案分类方案

附表：

河南财经政法大学实物档案分类方案