全校各单位：

学校近期对部分机构设置进行了调整、更名，并对部分院系级党组织设置进行了调整优化和更名，目前正在对中层领导班子及成员进行换届。现就机构调整和中层干部换届过程中加强档案管理的相关问题通知如下：

1．已撤销的单位，要将应归档的文件材料（内容参见《河南财经政法大学各归档单位文件材料收集归档范围及保管期限表》）、活动照片（含音像）和单位标牌、印章等实物档案（见河财政档〔2017〕2号《河南财经政法大学实物档案管理办法》）及时、完整地移交给档案馆管理。

2．新成立的单位，应及时明确一名领导干部分管档案工作，指定一名兼职档案员具体负责本单位档案工作（具体职责详见《河南财经政法大学兼职档案员工作职责》），并将名单报档案馆备案。

3．凡更名的机构、院系和党组织，在新印章刻制启用后，应及时将原印章按照党口和行政口分别提交给党办和校办，然后由党办和校办集中移交档案馆永久保管，不得私存或缓交。移交后如遇特殊情况需使用，则按规定到档案馆办理启用手续。

4．凡换岗的中层领导干部，在办理交接手续时，一定要把属于应归档而尚未归档的材料、实物移交给本单位兼职档案员，并嘱托其及时移交档案馆保管。

5．凡未提交2018年度《年鉴》稿的单位，主要负责人如有调整，应在离岗前将本单位年鉴稿审核完毕并督促撰稿人及时向编辑部提交。

6．凡不按照规定办理，导致档案资料遗失、毁损、泄密，或者私存拒不交出者，将按照《档案法》和《河南财经政法大学档案管理办法》追责和处理。

                                                                                                                档 案 馆

                                                                                                         2019年5月28日